Begeleiding offerte aanvraag DAM

Het kiezen van een DAM is op zich al geen dagelijkse bezigheid voor veel bedrijven, maar het traject voorafgaand aan het selecteren van een bedrijf is zo mogelijk nog lastiger. De afdelingen, processen en de mensen die met de DAM te maken gaan krijgen moeten in kaart worden gebracht, evenals hun eisen en wensen. Ook het bedrijfsbeleid inzake software, hardware en diensten moeten beoordeeld worden op hun toepasbaarheid.

Hieronder staat een globale beschrijving hoe een dergelijk traject kan verlopen.

Onafhankelijk onderzoek

Niets is zo frustrerend voor zowel de gebruikers als het management, als een systeem wat met een speciaal doel wordt aangeschaft en uiteindelijk niet gebruikt wordt, omdat het toch niet was wat er van gedacht werd.

Ik heb jarenlange ervaring met ICT projecten en weet daarom als geen ander, dat een gedegen voortraject van cruciaal belang is. Natuurlijk kan een door jou geselecteerde leverancier dit ook doen, maar deze zal jouw probleem al snel in een door hen geboden oplossing passen. Dit is de omgekeerde aanpak.

Afhankelijk van de wensen kan ik gemiddeld in 2 tot 4 gesprekken met gebruikers en stakeholders de behoefte in kaart brengen. Het resultaat hier van is een document met daarin de eisen en wensen voor het product.

Request For Information (RFI)

Met het document kan informatie opgevraagd worden bij verschillende leveranciers, welke beoordeeld moeten worden op het meest passend voor jouw organisatie. Afhankelijk van de opgeleverde documenten en de omvang er van, kan een afgewogen advies enige dagen duren.

Request For Proposal (RFP)

In dit stadium worden de offertes aangevraagd, waarbij de gekozen leveranciers aan de hand van de wensen- en eisenlijst een nauwkeurige offerte opstellen.

Product & leverancier keuze

De keuze voor een product en een leverancier is niet altijd een keuze voor de goedkoopste. Immers wat is goedkoop? Bij veel DAM-oplossingen is er een mix van eenmalige kosten en maandelijkse kosten. Om hier een juiste afweging in te maken, is het belangrijk dat de offertes vergelijkbaar zijn, zodat eenvoudig te zien is waar extra kosten zitten en wat ze inhouden.

 

Hierna kan het project voor de bouw en implementatie worden gestart. Ook dit kan ik voor jou verzorgen!

 

Om duidelijk te krijgen wat er vanuit de organisatie verwacht wordt

Het vereist een objectieve blik naar je eigen organisatie, waarbij er ook best kritisch gekeken mag worden of zaken niet efficiënter kunnen.