Een dozijn vragen én antwoorden voor een vliegende start
Na zorgvuldig wikken en wegen heeft je organisatie de stap gezet om een Beeldbank aan te schaffen… Maar waar begin je? Wat moet je te regelen? Wat moet je precies doen? Hoe maak ik een plan? Hoeveel tijd gaat het kosten?
Dit zijn veel gehoorde vragen bij demonstraties die ik bij klanten geef.
Hieronder geef ik een dozijn aandachtspunten waarover je moet nadenken als je een beeldbank neemt.
- Hoe veilig is een beeldbank eigenlijk?
Een goede beeldbank heeft een meerlaagse beveiliging en en test regelmatig zelf op zwakheden. Ook houden ze zelf de actuele bedreigingen in de gaten en nemen ze gepaste maatregelen.
In het algemeen kun je stellen dat een beeldbank veiliger is dan een share op het netwerk, omdat daar meer mensen bij kunnen met vaak te veel rechten. - Wat doen we met historische, recente en nieuwe fotografie?
Elke bedrijf heeft waarschijnlijk wel oude foto’s van vorige directies, historische producten, oude panden, etc. die leuk zijn om op te nemen. Als deze al digitaal is, is het niet moeilijk om dit in een apart deel van de beeldbank op te nemen en deze te metadateren als er vraag naar is en door te zetten naar het juiste onderdeel. Op die manier heb ze wel bij de hand, maar kost het alleen werk als ze werkelijk gebruikt gaan worden.
Recente fotografie is de meest interessante uit dit rijtje. Recente fotografie moet goed worden voorzien van metadata. Dit zijn de foto’s die nu gebruikt worden voor commerciële en informatieve activiteiten. Bij een snel verloop van deze fotografie, raad ik altijd aan om de metadata door AI te laten toevoegen. Dit is niet ideaal, maar zorgt wel dat de foto’s gevonden kunnen worden. Is er een lager verloop, dan is het metadateren meer werk, maar dient dan ook direct het doel van vindbaarheid.
De nieuwe foto’s kunnen direct aan de nieuwe eisen van het systeem gaan voldoen en zullen weinig werk met zich meebrengen.
Verstandig is dus om te kijken wat je met welke categorie wil gaan doen. - Metadata? Waarom?
Metadata is de informatie over de informatie. Metadata zorgt er voor dat je met eenvoudige tekstuele zoekopdrachten foto’s kunt vinden. Het is dus van groot belang om deze metadata goed vast te leggen en daar ook afspraken over te maken. AI kan een rol spelen, maar veelal kan AI niet eenvoudig de context van een foto beschrijven. Binnenlocaties, evenementen, bijzondere situaties worden lang niet altijd herkend, waardoor handmatig metadateren nodig blijft.
Metadata is een “levend” iets. Met enige regelmaat moet je kijken of de metadata nog voldoet; zowel de structuur als de inhoud. Als je dit 2x per jaar doet, doe je het goed.
Stem je metadata vooral ook af met de rest van je organisatie! De website, het intranet en wellicht productiesystemen of PIM’s maken wellicht ook al gebruik van metadata. Door het onderling af te stemmen is de synergie nóg groter. - Hoe kun je fouten in metadata voorkomen?
Metadateren is vooral in het begin voor iedereen wennen. Door het gebruik van gecontroleerde woordenlijsten en invoerassistentie kun je deels voorkomen dat er typefouten of spellingvariaties van worden worden opgenomen. Ook kun je er zo voor zorgen dat afkortingen en/of jargon op een vastgestelde wijze worden opgenomen, zodat het voor iedereen vindbaar blijft.
Niks is namelijk zo vervelend als nul zoekresultaten krijgt door fouten in je trefwoorden. Check, check, dubbel check daarom altijd metadata en trefwoorden voor je ze invoert, maar controleer ook regelmatig de trefwoorden en metadata op hun schrijfwijze en corrigeer waar nodig.
Het onzichtbaar opnemen van synoniemen is ook een optie. Op die manier kun je op de “foute” manier wel resultaat vinden, maar het is niet te selecteren als formele metadata. - Maak je collega’s verantwoordelijk voor hun werk!
Betrokken collega’s maken je organisatie beter en dit geldt natuurlijk ook voor je beeldbank. Luister naar de wensen en eisen van je collega’s, maak afspraken over de te volgen werkwijze en handhaaf de afspraken.
Dit verhoogt de acceptatie van de beeldbank en houdt je collega’s betrokken. - Kost metadateren veel werk in mijn organisatie?
Toeleveranciers leveren nu vaak aan via mail, WeTransfer of andere methoden en dit kost tijd in jouw organisatie en bij de toeleverancier. Wanneer de toeleverancier de foto’s upload in jouw Beeldbank, kan de toeleverancier gelijk metadata toevoegen. Op deze manier is er al een deel van het metadateerwerk gedaan en kost het uiteindelijk minder tijd voor alle betrokkenen. - Wat doen wel met video’s?
Video’s kunnen vreselijk uit de klauwen lopen in een beeldbank; ze zijn groot, hebben iets andere metadata nodig en kunnen complexe versleutelingen hebben, die niet overal bekeken kunnen worden.
De meeste video wordt gebruikt voor op het internet en dan is het opnemen van hoge kwaliteit bestanden niet noodzakelijk. Stem af met je beeldbankleverancier wat de optimale instellingen zijn en laat je video in dat formaat aanleveren. Het scheelt tijd, werk en kwaliteitsverlies. - Wie mag wat in onze beeldbank?
Verleen geen rechten op basis van personen, maar altijd op basis van groepen en geef gebruikers niet te veel rechten. Als iemand iets meer moet kunnen, is het niet nodig om een deze persoon gelijk beheerder te maken. Overleg met je leverancier, want vaak is er meer mogelijk op het gebied van rechten. Normale verdeling van gebruikersgroepen is:
– Beheerder (2 personen)
– Beeldredactie (alle communicatiemedewerkers)
– Medewerkers (overige medewerkers)
– Fotografen (speciale uploadgroep voor fotografen)
Uiteraard kun je zelf ook externen toegang geven tot je beeldbank. Vormgevers, webbouwers, etc. Ook kun je de beeldbank koppelen aan jullie eigen netwerk, waardoor je automatisch inlogt als je naar de beeldbank gaat. - Moet ik iets met de AVG?
Heb je mensen of de foto staan? Dan absoluut: JA!
Ook al zijn ze onherkenbaar, dan zul je moeten aangeven waarom je van mening bent om deze foto’s te mogen gebruiken. De overheid heeft daar 6 grondslagen voor bedacht en daaraan moet een doelbinding gekoppeld worden.|
Daarnaast ben je verplicht om kenbaar te maken naar de geportretteerde wat je met die foto’s gaat doen en hoelang je ze wil gaan gebruiken. Dit leg je normaliter vast in een toestemmingsovereenkomst.
Complex? Welnee! Ik heb voorbeelden van dergelijke overeenkomsten en ik leg het je graag uit. - Zal ik alle foto’s die zijn aangeleverd in de beeldbank opnemen?
Nee! Selecteer alleen de beste foto’s voor opname in de beeldbank. Alleen foto’s die voldoen aan de gestelde eisen, horen in de beeldbank thuis. Wees niet bang om van een serie van bijvoorbeeld 20 foto’s er 18 voor opname in de beeldbank te weigeren. Jouw beeldbank is een plek voor kwaliteit en niet voor kwantiteit!
Het hebben van veel foto’s die vrijwel gelijk zijn, suggereren misschien wel veel keuze, maar zorgt er alleen voor dat je collega’s door de bomen het bos niet meer zien. - Hoe vind ik mijn foto’s terug?
Een goed systeem heeft meerdere ingangen om je verzameling te ontsluiten. Zoeken op woorden kan iedereen wel. De kunst is, om het te segmenteren. Dat is iets meer werk bij het invoeren, maar je gebruikers die zoeken zullen je eeuwig dankbaar zijn!
Met slimme filters en zoektermen kan een gebruiker met 2 á 3 klikken al een bruikbare selectie foto’s hebben.
Uiteraard stat en valt alles met het invoeren van de correcte metadata. - Kan ik ook de foto’s in de beeldbank bewerken?
Nee, eigenlijk niet. Soms zijn er wel opties voor minimale bewerkingen, maar stel je je daar niet te veel bij voor. Het blijft meestal bij vergroten en verkleinen, omzetten naar zwart/wit en vergelijkbare eenvoudige omzettingen.
De betere beeldbanken bieden de optie om beelden uit te snijden en ze eventueel te voorzien van een merkteken. Dit is super handig voor onder andere websites, social media en narrow casting.
Succes met je start! En mocht je nog vragen hebben, dan mag je mij altijd een berichtje sturen!