Haal nóg meer uit een beeldbank met DAMsupport
De AVG is inmiddels al een tijdje in werking, maar het valt op dat er nog veel organisaties zijn waarvan de opslag van hun foto’s en video’s niet voldoet aan de wettelijke eisen. Veel van deze organisaties bewaren hun foto’s en video’s op een centrale netwerkschijf. De toestemmingsovereenkomsten (als die er al zijn) zitten vaak in een archiefkast of in sommige gevallen in een aparte map op de server.
Een netwerkschijf met foto’s, video’s en toestemmingsovereenkomsten voldoet vrijwel nooit aan de AVG en nog afgezien van de vraag of je de foto’s, video’s en toestemmingsovereenkomsten op deze wijze voldoende hebt afgeschermd voor ongewenste gebruikers, is ook de vindbaarheid vaak verre van optimaal.
Zelfs het bij elkaar bewaren van de foto’s, video’s en toestemmingsovereenkomsten, wil nog niet zeggen dat je aan de AVG voldoet!
Er zijn vele situaties waarin een dergelijk constructie niet werkt in de praktijk. Bijvoorbeeld wanneer je van een geportretteerde het verzoek krijgt om al zijn/haar foto’s te verwijderen uit je systemen. dit is een wettelijk recht wat je moet uit kunnen voeren. Kun jij dit binnen jouw organisatie op dit moment met 100% zekerheid doen? Het antwoord is hoogstwaarschijnlijk ontkennend.
En wat doe je als je volgens de toestemmingsovereenkomst foto’s niet meer mag gebruiken omdat de wettelijk overeengekomen termijn verlopen is? Weet je ook precies welke foto’s/video’s het dan betreft? en sterker nog… weet je wanneer dat is voor elke foto en video in het bezit van je organisatie?
Of zelfs een worst case scenario: wat vertel je als je een verzoek krijgt van de Autoriteit Persoonsgegevens om te laten zien hoe je AVG geïmplementeerd hebt voor foto’s en video’s?
Een betere en vrijwel altijd goedkopere oplossing is een beeldbank. Laat mij je informeren over een beeldbank voor jouw organisatie en ik zal je laten zien hoe je op alle bovenstaande situaties een passend antwoord hebt! Maar wellicht nog belangrijker; Je kunt zonder moeite je afspraken nakomen die je met je personeel, klanten, patiënten, cliënten, modellen en andere geportretteerden hebt gemaakt. Je krijgt daarbij ook nog eens veel meer grip op je foto’s en video’s én ben je er minder tijd aan kwijt.
win–win–win–win–win dus…
Neem contact op voor een vrijblijvend gesprek waarin ik je alle mogelijkheden laat zien. Dit kan via internet, of ik kom bij je langs; wat jouw voorkeur heeft.