Een dozijn tips voor een vliegende start
Na zorgvuldig wikken en weten, is heb je dan toch de stap gezet om een Beeldbank aan te schaffen… Maar waar begin je, wat hoor je te regelen en wat moet je precies doen? Dit zijn veel gehoorde vragen van (aspirant) beeldbankgebruikers. Maar geen nood! met het dozijn tips hieronder maak ook jij een vliegende start!
-
Leg de metadata-strategie bij 2 personen (1 eindverantwoordelijk en 1 achtervang)
Zij regelen de mutaties op de metadata en wijzigen ook de strategie. Ook de communicatie naar alle betrokkenen hoort hier bij! -
Spreek af dat metadata zo vroeg mogelijk in het traject toegevoegd wordt.
Dit kun je afdwingen door met de Beeldbank-leverancier verplicht in te vullen velden aan te wijzen, maar let hier bij op dat dit er niet te veel zijn. Een Beeldbank moet immers tijd & geld besparen en geen tijd & geld gaan kosten. Daarnaast wil je dat het systeem ook gebruikt wordt. Ondanks dat de vindkans met 20 trefwoorden groter is dan met 2 trefwoorden; als het systeem niet gebruikt wordt omdat de invoer te veel tijd kost, wordt er helemaal niks gevonden. -
Maak zo veel mogelijk gebruik van gecontroleerde woordenlijsten
Door het gebruik van gecontroleerde woordenlijsten en invoerassistentie voorkom je dat er typefouten of dat er variaties in spelling optreden. Niks is namelijk zo vervelend als je assets niet gevonden worden door tikfouten in je trefwoorden. Check, check, dubbel check daarom altijd metadata en trefwoorden voor je ze invoert, maar controleer ook regelmatig de trefwoorden en metadata op hun schrijfwijze. -
Maak je medewerkers verantwoordelijk voor hun werk!
Betrokken medewerkers maken je bedrijf beter en dit geldt natuurlijk ook voor je beeldbank. Luister naar de wensen en eisen van je medewerkers, maak afspraken over de te volgen werkwijze en handhaaf de afspraken. -
Laat toeleveranciers zelf hun foto’s uploaden en metadateren
Toeleveranciers leveren nu vaak aan via mail, WeTransfer of andere methoden en dit kost tijd in jouw bedrijf en bij de toeleverancier. Wanneer de toeleverancier de foto’s upload in jouw Beeldbank, kan hij/zij gelijk metadata toevoegen. Op deze manier is er al een deel van het metadateerwerk gedaan en kost het minder tijd voor alle betrokkenen. -
Vraag om input bij de gebruikers voor je (metadata-)strategie
Vraag regelmatig aan de gebruikers van het systeem welke wijziging zij in de (metadata-)strategie zouden willen zien. Door te luisteren naar je gebruikers, vergroot je de gebruikersvriendelijkheid van het systeem en vooral ook de vindbaarheid van je foto’s. -
Achteraf toevoegen van extra trefwoorden
Probeer in verloren uurtjes mensen te mobiliseren om meer (zinnige!) trefwoorden toe te voegen aan de foto’s. Ondanks dat dit niet noodzakelijk is, vergroot het de kans om de juiste foto’s te vinden aanzienlijk. -
Bewaak de eenduidigheid van je metadata
Voor 1 onderwerp zijn vaak meerdere trefwoorden te gebruiken zoals bijvoorbeeld synoniemen. Maak duidelijke keuzes in het gebruik van trefwoorden; kies voor veel gebruikte trefwoorden zoals “fiets” in plaats van “rijwiel”, maar dan ook “fietsenstalling” in plaats van “rijwielstalling”. Ook meervoud en enkelvoud is een keuze die je vooraf moet maken. Kies altijd voor één van beide; of enkelvoud of meervoud, maar nooit door elkaar. Sommige Beeldbanken ondersteunen de mogelijkheid om synoniemen te koppelen. Als jouw Beeldbank dit ondersteunt, maak er gebruik van!
Tip: Wanneer er veel jargon wordt gebruikt in jouw bedrijf, neem deze dan ook over in je beeldbank; al is het als synoniem. -
Plan een halfjaarlijkse audit in
Controleer je Beeldbank idealiter elk half jaar, maar zeker elk jaar op de consistentie van het toepassen van de metadata, de metadata zelf en het gebruik als geheel. Met een dergelijke audit kun er voor zorgen dat je originele doelstelling in beeld blijft of aangepast kan worden aan de werkelijkheid en het gebruik geoptimaliseerd wordt. -
Gebruikersrechten
Verleen geen rechten op basis van personen, maar altijd op basis van groepen en geef gebruikers niet te veel rechten. Neem de gebruikers en hun rechten mee in je (half-)jaarlijkse audit en pas waar nodig de rechten aan. Controleer dan gelijk of iedereen die toegang heeft, ook toegang moet hebben. -
Houdt je DAM actueel
Verplaats verouderde afbeeldingen naar een archief in je Beeldbank. Zaken als mode (uniformen!) of richtlijnen/wetgeving wijzigen nog wel eens waardoor sommige foto’s niet meer gebruikt kunnen worden. Het is dan dus zaak dat deze foto’s niet zonder meer gebruikt (kunnen) worden. Natuurlijk moeten ze nog wel gevonden kunnen worden. -
Wees kritisch!
Selecteer alleen de beste foto’s voor opname in de beeldbank. Alleen foto’s die voldoen aan de gestelde eisen, horen in de beeldbank thuis. Wees niet bank om van een serie van bijvoorbeeld 20 foto’s er 18 voor opname in de beeldbank te weigeren. Jouw beeldbank is een plek voor kwaliteit en niet voor kwantiteit.